機構節日禮品包採購時間表：幾時開始籌備？

機構節日禮品包，為何要提早籌備？

院舍、政府部門、慈善基金、區議會及 NGO 每逢節日，都要為服務對象、會員或同事準備禮品包。數量由數十份到過千份不等，加上要加印機構標誌、安排分點派發，若臨近節日才落單，很容易趕不上交貨期。以下按香港節日時序整理實用採購時間表，協助採購人員及社工按表倒推，預留時間處理內部審批、索取報價及安排送貨。

籌備時建議先定四件事：數量（連備用量）、預算區間、是否加印機構標誌、交貨及分點派發安排。這四項確定後，報價與排期就會順暢。

農曆新年禮品包：提前 6 至 8 週

農曆新年是機構送禮高峰期，供應商檔期最緊張。建議最遲在節日前 6 至 8 週開始籌備；若需大批量加印標誌或定做包裝，宜再提早兩週。

• 數量：先統計服務對象、會員及同事人數，再預留約一成備用量。
• 預算：按禮品包組合分級，並預留加印及運送費用。
• 加印標誌：確認機構標誌檔案、印刷位置及顏色要求。
• 交貨與派發：避開節前一週的送貨高峰，預先指定送貨日期及各分點。

可先瀏覽新年禮品及節日用品定做分類，掌握可選組合。

母親節禮品包：提前 4 至 6 週

母親節多數配合院舍探訪日或社區活動派發，時間相對彈性，但建議仍預留 4 至 6 週籌備，避免與其他節日採購撞期。

• 要定細節：派發形式（現場或逐戶探訪）、包裝是否配合活動主題。
• 若組合包含家居禮品或戶外禮品，備貨時間較長，宜盡早確認。

端午節禮品包：提前 6 至 8 週

端午節與母親節相距不遠，機構可把兩次採購一併規劃，共用一次審批流程，省行政工序。

• 數量與預算：與母親節一併統計，方便向供應商爭取批量安排。
• 交貨期：節日前完成配送，並預留分點派發時間。

詳情可參考端午節禮品分類。

中秋節禮品包：提前 8 至 10 週

中秋是全年另一個送禮高峰，相關食品供應緊張，建議提前 8 至 10 週規劃，並在節前兩週完成配送。

• 數量：中秋探訪活動較多，宜取較寬鬆的備用比例。
• 交貨與派發：分點派發要先確認各中心的收貨時間及聯絡人。
• 加印標誌：賀節卡或標籤需預留印刷時間。

搭配糖果及零食等項目，可令禮品包內容更豐富。

聖誕節禮品包：提前 8 至 10 週

聖誕節前後是院舍及 NGO 活動旺季，加上年結及長假期影響人手，建議同樣提前 8 至 10 週開始，並盡量在假期前完成交貨。

• 數量：把聖誕聯歡、探訪及同事禮品一併統計。
• 交貨期：避開假期前的物流高峰，明確指定送貨日期。
• 細節：確認聖誕禮品組合、包裝及加印標誌需求。

週年活動、開放日及探訪日：提前 6 至 8 週

週年晚宴、開放日、嘉年華等活動的禮品包，通常要配合活動主題、宣傳品及場地佈置，建議提前 6 至 8 週規劃，並與籌委同步確認細節。

• 數量：按預計出席人數加備用量。
• 細節：可考慮禮品及定做禮品區的定做選項，或高階關懷包作為重點嘉賓或長期服務對象的組合。

如屬長期探訪項目，可參考NGO 禮品包專區及福袋包裝袋類的現成選項。

常見問題

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